בין אם אתם יזמים ותיקים ובין אם אתם מתנסים בפעילות עצמאית לראשונה בחייכם, פתיחת עסק חדש הינה אירוע משמעותי. ההתחלה מלאה בהחלטות שישפיעו על התנהלות העסק וכפועל יוצא מכך הסיכוי שלו להצליח. קודם כל חשוב לדעת שתצטרכו CRM, אז כדאי לבחור מערכת CRM מומלצת.
אחת ההחלטות הללו היא התוכנה באמצעותה תנהלו את העסק ותפיקו איתה חשבוניות. בעבר התוכנות הללו היו יקרות ומסורבלות. כיום, עם התקדמות המהפיכה הדיגיטלית, יש מגוון תוכנות די עשיר שהופך את הבחירה למורכבת.
בדיוק בשביל זה בדקתי מספר תוכנות לניהול עסק והפקת חשבוניות דיגיטליות ואיתרתי עבורך את ההצעות המשתלמות והמומלצות ביותר שיש כרגע בשוק.
המומלצים ביותר:
איזיקאונט
- שירות לקוחות מקצועי במיוחד
- ממשק נח ואינטואיטיבי
- תמחור מודולרי אטרקטיבי
- התאמה מושלמת לטלפון הנייד
- מגוון אפשרויות ניהול עסק וסליקת אשראי עשיר
- התממשקות פשוטה לעסק קיים או חדש
- גיבוי נתונים אוטומטי בזמן אמת
ICOUNT
- אפשרויות התממשקות מתקדמות לכלל המערכות המוכרות
- מחיר יחסית סביר
- ממשק נח וברור
- מתאים לעסק בכל גודל
- מגוון אפשרויות המאפשרות ניהול עסק ברמה גבוהה
- מערכת CRM מעולה
מדריך לבחירת תוכנה לניהול עסק – מה חשוב שיהיה בה וכמה זה עולה
כל כך הרבה רעיונות ומיזמים שונים שהופכים לעסקים חדשים צצים כל הזמן. ישנם קווי דמיון המשותפים לכל עסק – שורה של נושאים, שחשוב לנהל ולתעד כמו שצריך על מנת שהעסק יתפקד היטב, כמו למשל: ניהול לקוחות, הנהלת חשבונות, גבייה, וכו’.
על מנת להקל עלינו לבצע תהליכים אלו ישנן תוכנות יעודיות שעוזרות לנו. על בסיס התנסות עצמית עם שורה ארוכה של תוכנות מסוג זה, הכנתי מדריך שיקל עליך לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לעסק שלך ולמה חשוב לשים לב בעת תהליך הבחירה.
מה צריכה לכלול תוכנה לניהול עסק?
תוכנה טובה לניהול עסק צריכה לכלול מספר מרכיבים בסיסיים: הפקה יעילה של מסמכים, ניהול לקוחות ולידים, ניהול פיננסי ומעקב אחר הוצאות ומלאי, התממשקות עם שירותי הסליקה וסיוע בתהליכי הגבייה.
הפקת חשבוניות וקבלות
נתחיל מהבסיס. בין אם אתם עוסק פטור שמטפל בלקוח אחד בחודש ובין אם אתם תאגיד בינלאומי ענק הפועל בישראל, עליכם לציית לרגולציה. הרגולציה פשוטה, כל העברת כספים אליכם מחייבת הפקת חשבונית.
הפעולה הפשוטה הזאת היתה די מציקה בעבר. עברנו כברת דרך ארוכה מהזמנים בהם בעלי מקצוע הסתובבו עם פנקס והוציאו את החשבוניות והקבלות בצורה ידנית. כיום מדובר בפעולה שניתן לעשות בשניות בודדות מהמכשיר הנייד ולשלוח עדכון לוואצאפ או למייל של הלקוח בצורה מסודרת.
יש לכך מספר יתרונות חשובים:
- ניהול ספרים תקין – זה חשוב מבחינת השמירה על החוק לשם דיווח תקין לרשויות
- תיעוד פיננסי בצורה מסודרת מאפשר ניתוח עתידי והבנת מוקדי הרווח של העסק
- הנתונים מגובים בענן ולא הולכים לאיבוד
- חוסך זמן ומונע שגיאות אנוש בהנהלת חשבונות כתוצאה מהקלדה ידנית של הנתונים
- שומר על איכות הסביבה – חשבוניות עם חתימה דיגיטלית חוסכות המון ניירת שהיו מדפיסים ללא צורך
- מיתוג בפני הלקוחות – עסק ששולח ללקוח שלו חשבונית ממותגת ומסודרת במהירות באפיק דיגיטלי נתפס כמתקדם ואיכותי יותר על ידי הלקוח וזוכה ממנו ליותר אמון בשל כך
מה חשוב בתוכנה להפקת חשבוניות?
אז קודם כל חייבים לבחור בתוכנה מאושרת על ידי רשות המיסים בישראל. אל תנסו כל מיני פתרונות חינמיים שאולי ניתן למצוא באינטרנט. זה לא מתאים לדיווח בישראל ויכול לסבך אתכם בצרות.
מעשית 2הדברים החשובים ביותר לתוכנה להפקת חשבוניות הם: 1. כמה נח לך לעבוד עם התוכנה 2.מידת האוטומטיזציה של תהליך הפקת החשבוניות.
מבחינת היבט הנוחות התוכנות שבדקתי היו דומות ואפשרו דברים די דומים. אז היתרון הולך לתוכנות עם ממשקים גרפיים יפים ונוחים, שברור מייד כיצד לעבוד איתם. מאוד חשוב שניתן יהיה לעבוד מהנייד זה נותן המון גמישות בניהול העסק המודרני.
מבחינת אוטומטיזציה, אם תבחרו נכון זה יחסוך לכם המון זמן. חשוב לבחור בתוכנה שיודעת “לדבר” עם הממשק שבו בנוי העסק שלכם ולקבל את הנתונים בצורה אוטומטית ברגע שמתרחשת עסקה ולהפיק מייד חשבונית. טיפ חשוב שלי בהקשר הזה, הוא לבחור חברה המציעה מגוון כמה שיותר אפשרויות התממשקות. קודם כל, אנחנו חיים בעולם דינמי ועסקים צומחים ומתווספות פלטפורמות בהן ניתן למכור את המוצרים או השירותים שלנו וחשוב שנתחבר עם חברה שמפתחת את הדברים הללו ומתקדמת טכנולוגית, כזאת שתתמוך במגוון המתפתח כמה שיותר.
ונושא אחרון, שבעיני חשוב מאוד, גם אם פחות נוגעים בו בשלב הראשוני, זה נושא גיבוי הנתונים של החשבוניות. על פי רשות המיסים האחריות לשמירת הנתונים והיכולת להציגם כל אימת שיידרש חלה באופן מוחלט על בעל העסק. על כן, הגיבוי בענן הוא MUST בסביבה העסקית בימינו.
מערכת גבייה וסליקת אשראי
אם כבר התנסיתם בעבר בניהול עסק בעבר, אז אתם וודאי יודעים כמה מסורבל כל נושא החיבור לסליקה וכמה לא כיף להתעסק בגבייה מחייבים כאשר אין מערכת מסודרת. על כן, מומלץ מאוד לבחור בתוכנה לניהול עסק שמספקת ערך מוסף בתחומים אלו.
חלק מתוכנות ניהול העסק עובדות מול הסולק באופן נרחב ועל הדרך יכולות גם את שירותי הסליקה, זאת אומרת, הם יספקו דף תשלום מעוצב וידאגו לכל החיבור לשירותי הסליקה מול חברת האשראי. לעסק קטן קשה לפעמים להתנהל מול חברת האשראי לכן זה יכול להיות שירות די מועיל.
בנוסף, שימו לב לבחור חברה המציעה שירותי סליקה מיוחדים שמתאימים לאופי הפעילות שלכם כגון ניכיון תשלומים, ריטיינר, שמירת פרטי כרטיס אשראי של לקוח לשימוש עתידי, וכו’.
נושא גביית הכספים הוא נקודה כאובה במיוחד. אין דבר יותר מייאש מלרדוף אחר לקוחות החייבים לך כסף. אז למה לא לתת לטכנולוגיה לעזור לך? תבחרו בתוכנה שיודעת לתזכר את הלקוחות שלא שילמו במגוון דרכים.
מערכת CRM (ניהול לקוחות)
בכל עסק, בין אם זה זאת חברה טכנולוגית המפתחת אפליקצייה חדשנית ובין אם זאת המכולת השכונתית, הלקוחות הם הלב של העסק, הנכס המרכזי ובעצם הסיבה לקיומו של העסק . לכן, כדאי לבחור תוכנה לניהול עסק שנותנת תשומת לב ראויה לרכיב ה-CRM שבמערכת. ככה שכל הקצוות נסגרים ומתאפשר כיסוי מרבי של הפרטים הכה חשובים. זאת במטרה לתת את השירות והמענה הטובים ביותר, הן ללקוחות והן לעובדים תוך מתן אפשרות לניהול משימות, תיעוד הפעילות שנעשתה מול הלקוח, ניהול לידים, ועוד פיצ’רים בהתאם לסוג העסק שלך.
ניהול פיננסי – דוחות, הוצאות וניהול מלאי
אם בעבר היית צריך לרדוף אחרי רואה החשבון שלך על מנת להבין ולנתח את הפעילות הפיננסית של העסק שלך, היום ניתן למצוא תוכנה לניהול עסק שתאפשר לך את כל זה בקלות, עם ניתוחי עומק על פני תקופות שונות והצגה גראפית נעימה לעין. חפשו תוכנות היודעות לשמור את ההוצאות שלכם ולהעביר אותן בצורה אוטומטית לרו”ח שלכם. לא עוד מרדפים וניירת מיותרת, הכל צריך להיות מתועד ומנותח בצורה דיגיטלית וזמין להצגה בזמן אמת.
כמובן שאם אתם עוסקים במכירת מוצרים פיזיים ומחזיקים מלאי, אז המודול של ניהול מלאי הינו מאוד חשוב עבורכם ומאפשר לכם לשדרג את היכולות הלוגיסטיות של העסק הודות לקבלת החלטות מושכלת בהקשר של ניהול המלאי. הכל מסונכרן ומסודר, כל יחידת מוצר חדשה נכנסת למלאי, כל מכירה דרך פלטפורמה חיצונית, גורעת מהמלאי בהתאם למק”ט השמור במערכת.
כמה עולה תוכנה לניהול עסק?
לאחר שעברנו על הפיצ’רים המרכזיים, שחשוב שיהיו בתוכנה שלכם לניהול עסק, בואו נדבר על המחיר. אם בעבר תוכנה שיודעת לעשות את כל זה היתה נחשבת משהו מיוחד ודרשה דמי מנוי יקרים, שהרי כיום עם ההתפתחות הטכנולוגית, המחירים הפכו לזולים משמעותית. עסק חדש בתחילת הדרך, אין שום סיבה שיוציא על שירות כזה יותר מסכום צנוע של 20 ש”ח לחודש. עסק מבוסס עם היקפי פעילות גדולים ומאות לקוחות יכול לשלם 50-60 ש”ח לחודש על שירותים אלו וזה יהיה בגבולות הסביר.
תבחרו בחברות תוכנה המציעות תוכניות מותאמות אישית בהן אתם לא משלמים על פיצ’רים בהם אתם לא משתמשים (אבל טוב שיש אותם). ריבוי פיצ’רים כאמור מעיד על חברות המבינות את צרכי הלקוח ובאות לפתור אותם. ומי יודע, אולי משהו שנראה לכם היום לא נחוץ במיוחד יכול להתגלות כנחוץ בעתיד. בכל מקרה השתדלו לבחור בחברות המציעות תמחור דינמי מותאם אישית של היכולות שלהן. לוקחים רק מה שצריכים ומתי שצריכים. זה משהו שיחסוך לכם הרבה כסף בטווח הארוך.
לסיכום
אם אתם נמצאים בחיפוש אחר תוכנת ניהול חשבונות וניהול עסק הטובה ביותר, במחיר אטרקטיבי מבלי להתפשר על איכות המוצר, אז איזיקאונט היא פתרון מעולה לעסק שלך. מדובר בתוכנה מעולה ונוחה, המלאה בפיצ’רים מתקדמים וכל מה שחשוב ישנו שם. הכל מסודר בצורה הגיונית ונוחה לשימוש ככה שכבר בשימוש ראשוני תוכלו להשתלט על התוכנה ללא בעיה. אם בכל זאת תתקלו במשהו לא ברור, אז צוות התמיכה שלהם יתן לכם מענה מהיר ומקצועי לכל שאלה. לדעתי, מדובר בתוכנה המומלצת ביותר שיש כיום בשוק.
